Semana équipe La Centrale® depuis décembre 2021. La plateforme de planification du travail hybride a contribué à faciliter la nouvelle organisation chez le spécialiste des véhicules d’occasion, et accompagne désormais au quotidien le flex-office de ses salariés.
La Centrale® adapte son rythme et ses bureaux au télétravail
Appartenant au Groupe La Centrale, leader français des contenus auto et moto dans le domaine de la petite annonce et de l’éditorial, La Centrale® est une marque multi-média, 1er site de véhicules d’occasion créé en 1999 et connu historiquement sous le nom « La Centrale® des Particuliers ».
La Centrale® emploie 180 salariés. Au sortir du confinement, la direction prend le virage du télétravail et choisit de se faire accompagner dans sa transition vers le flex-office, définissant notamment le rythme et l’alternance entre jours télétravaillés et in situ. Parallèlement, la société s’apprête à déménager l’ensemble de ses effectifs dans des locaux de taille plus réduite. Nicolas Poulain, Deputy CTO chez La Centrale® depuis 8 ans, responsable de multiples projets transverses (CRM, ERP CRH), prend en charge le projet de déménagement, en particulier la problématique logistique qu’il implique, dans le courant de l’année 2021.
Le choix de Semana : une solution française efficace
Alors que les nouveaux locaux ne sont pas encore connus, Nicolas Poulain étudie les solutions numériques disponibles, capables de l’accompagner dans la résolution de la nouvelle organisation et la diminution du nombre de bureaux physiques.
Il recherche un outil capable de lui apporter toute la visibilité utile, tant dans le rythme de travail des collaborateurs et la répartition des jours de flex-office, que dans la définition des espaces des futurs locaux. Nicolas Poulain requiert également une grande facilité d’utilisation pour une prise en main et une adoption immédiates, par l’ensemble des collaborateurs.
S’il prête attention aux offres traditionnelles comme aux solutions de type bot, il arrête son choix sur Semana pour plusieurs raisons : « C’est son approche vraiment 100 % flex-office, son ADN très jeune et dynamique qui nous a charmés. Nous avons aimé cette approche simple et efficace, droit à l’essentiel. De plus, le fait que ce soit une jeune société française, que l’on peut soutenir dans sa croissance, est une notion qui nous est chère » explique Nicolas Poulain.
Définition des politiques de flex-office
Le nouveau siège parisien une fois déterminé, il s’agit pour La Centrale® de réfléchir à l’organisation des locaux, de façon à accueillir les 180 salariés pour 104 postes non nominatifs précisément.
« Le Planning Tool, proposé par Semana, nous a particulièrement aidés. L’outil nous a permis de correctement définir les zones, de comprendre comment répartir les populations selon les départements, et de gérer de manière concrète des taux de flex différents d’une population à l’autre » commente Nicolas Poulain.
Les équipes de La Centrale® travaillent selon une moyenne de 2 à 3 jours de présence pour 2 à 3 jours de télétravail, avec des variations selon les impératifs métiers. Par exemple, le département finance et comptabilité est présent 4 jours sur 5 contre 2 jours de présence pour la direction technique, en général. Les 10 départements disposent ainsi de politiques de flex-office différentes et de 5 zones de travail, dimensionnées et équipées en fonction des taux de présence moyens.
« Tout l’enjeu était d’atteindre l’équilibre des places, en fonction des besoins et des contraintes de chaque métier et de l’entreprise » souligne Nicolas Poulain.
Avec Semana, Nicolas Poulain et ses équipes ont pu parfaitement gérer le besoin de souplesse des règles de flex-office, avec simplicité, dans une seule et même interface. La Centrale® profite dorénavant des fonctionnalités de la plateforme Semana pour suivre, gérer et organiser au quotidien un flex-office bien installé dans les habitudes.
Semana, dans le quotidien de La Centrale®
La plateforme Semana facilite depuis plus d’un an l’organisation du travail hybride des équipes de La Centrale®, comme la réservation des bureaux et des espaces de réunion et la planification des temps d’échange et de rencontre. Elle offre une visibilité en temps réel des statuts des collaborateurs et toute la personnalisation requise en entreprise.
Les équipes et les collaborateurs déclarent leurs jours de présence et de télétravail et les administrateurs appliquent les politiques utiles de manière granulaire, afin d’optimiser l’usage des espaces. Semana est entièrement intégrée à l’écosystème numérique de La Centrale®, notamment à son SIRH Nibelis, pour la synchronisation à double sens des congés et des jours déclarés de télétravail, ainsi qu’à Outlook Calendar et Teams.
« Semana s’est imposée à nous lors de l’appel d’offres. Aujourd’hui, toujours, nous apprécions cette structure jeune, réactive, très à l’écoute de nos besoins et des tendances. Son produit, particulièrement efficace tout simplement, est aussi en perpétuelle évolution », conclut Nicolas Poulain.